Chômage partiel coronavirus : NIR, NIA et NTT

Le Numéro d’Inscription au Répertoire (NIR), plus généralement appelé le numéro de Sécurité sociale, est essentiel pour pouvoir identifier correctement les salariés au sein d’une entreprise française. Dans cette période de crise, il est aussi nécessaire pour créer une demande d’indemnisation d’activité ou de chômage partiel coronavirus.
Depuis la mise en place de la Déclaration sociale nominative (DSN), de nouveaux termes sont apparus : NIA et NTT. Page d’aide pour vous y retrouver :

Chômage partiel coronavirus : NIR

Concept NIR :

Le NIR (pour ‘numéro d’inscription au répertoire national des personnes physiques’) est un numéro unique attribué à chaque assuré social dès sa naissance ou lors de sa première immatriculation à la Sécurité sociale lors de son arrivée en France. Il est notamment présent sur la carte vitale de chaque assuré et est composé de 15 chiffres ainsi :
Le NIR (pour ‘numéro d’inscription au répertoire national des personnes physiques’) est un numéro unique attribué à chaque assuré social dès sa naissance ou lors de sa première immatriculation à la Sécurité sociale lors de son arrivée en France. Il est notamment présent sur la carte vitale de chaque assuré et est composé de 15 chiffres ainsi :

Le NIR (pour ‘numéro d’inscription au répertoire national des personnes physiques’) est un numéro unique attribué à chaque assuré social dès sa naissance ou lors de sa première immatriculation à la Sécurité sociale lors de son arrivée en France.
Il est notamment présent sur la carte vitale de chaque assuré et est composé de 15 chiffres ainsi (la clé de contrôle à 2 chiffres n’est pas attendue en DSN) :

Tous les NIR sont regroupés au sein du Répertoire national d’identification des personnes physiques (RNIPP) géré par l’INSEE.

Note : Pour les personnes nées à l’étranger et dans les anciens territoires d’outre-mer (TOM), la CNAVTS (caisse nationale d’assurance vieillesse des travailleurs salariés) a reçu délégation de gestion de ce répertoire.

La clé de contrôle à 2 chiffres n’est pas attendue en DSN.

Il est aussi nécessaire pour créer une demande d’indemnisation d’activité ou de chômage partiel coronavirus

Communiquer le NIR :

En principe, chaque salarié donne son numéro de NIR à son employeur au moment de l’embauche. Il est à souligner que si ce numéro est obligatoire en paye pour la DSN, il ne l’est pas sur le bulletin de paye, puisqu’il ne fait pas partie de la liste des mentions obligatoires.
En tant qu’employeur, il vous est conseillé de vérifier régulièrement la validité des NIR dans votre paye via le site officiel de la DSN :

• Soit tous vos salariés sont correctement identifiés dans les bases de données, le bilan de traitement est « OK ». Aucun lien de téléchargement n’est présent dans le tableau de bord, et seule la mention « réussite du traitement » apparaît.
• Soit un salarié a bien été trouvé dans le système d’identification, mais certains de ses éléments contiennent des écarts (ex.: orthographe du nom de famille). Dans ce cas, un message spécifique sera indiqué » « catégorie : non bloquant » / « message salarié_Reconnu ». Il est alors conseillé de pointer ces anomalies et d’effectuer les corrections au plus vite. Cela permet d’éviter qu’elles se reproduisent tous les mois et d’empêcher qu’elles ne deviennent ainsi un frein aux procédures de paiement d’éventuelles prestations.

Si un de vos salariés ne possède pas de NIR, vous devrez alors vous référer aux NIA ou NTT.

Le NIA : dans l’attente du NIR

Le NIA (pour ‘numéro d’immatriculation d’attente’) est un numéro unique que reçoive les nouveaux demandeurs de NIR. Il s’agit, par exemple, de salariés étrangers ayant une première activité professionnelle sur le territoire français. L’attribution du NIA permet d’éviter que chaque organisme de sécurité sociale ne crée ses propres identifiants spécifiques pour des personnes qui ne disposent pas de NIR. Ce numéro est constitué comme un NIR.

Il est automatiquement créé avec la déclaration préalable à l’embauche effectuée par l’employeur dans les 8 jours avant la date prévisible de l’embauche. L’obtention du NIR s’effectuera à partir de la production d’un titre d’identité. L’organisme initiant une demande d’immatriculation sous NIA d’une personne doit cependant demander à cette dernière de produire une pièce d’état civil dans un délai de 3 mois, sous peine de suspension du versement des prestations dont elle bénéficie.

Le NTT : absence de NIA ou NIR

Concept

Lorsqu’un salarié ne possède pas de NIR ni de NIA, il est obligatoire de l’identifier en déclarant un NTT (pour ‘Numéro technique temporaire’) à l’embauche. Celui-ci doit être accompagné de toutes les informations possibles sur les éléments de naissance de l’individu.

À noter qu’il s’agit évidemment d’une solution transitoire le temps que l’individu dispose d’un NIR ou NIA reconnu par la Sécurité Sociale Le NTT est utilisable en principe pendant une durée de 3 mois maximum. C’est au salarié d’effectuer les démarches nécessaires pour obtenir son numéro de sécurité sociale (NIR) afin de bénéficier des prestations.

Si un salarié avec un NTT a plusieurs contrats au cours du mois dans une entreprise, le même numéro doit être utilisé pour déclarer l’ensemble de ses contrats. Il en va de même si le salarié change d’établissement. Si toutefois plusieurs NTT ont été créés, l’organisme doit utiliser pour ses déclarations le NTT le plus ancien en cours de validité. Il est aussi nécessaire pour créer une demande d’indemnisation d’activité ou de chômage partiel coronavirus

Composition du NTT

Le NTT comprend de 11 à 40 caractères. Il peut être composé comme suit :
– Il débute par « 1 » ou « 2 » selon le sexe du salarié ;
– Il se poursuit par le numéro SIREN de l’entreprise ;
– Enfin, il se termine par un numéro propre à l’individu (ex. : le numéro de matricule attribué au salarié dans la paye).
À noter que certaines solutions paye créent automatiquement ce numéro quand l’absence de NIR est détectée dans la DSN. Il est aussi impératif que le NTT ne contienne pas d’espace (plus d’informations sur la conformité du NTT ici).

Communiquer le NTT

Si, en tant qu’employeur, vous rentrez un numéro d’NTT lors du Bilan d’identification des salariés (BIS), vous obtiendrez le message d’anomalie suivant : « catégorie : non bloquant » / « Message : Salarié_Inconnu ». Cette anomalie n’est pas bloquante dans une DSN mensuelle, mais elle le sera cependant dans un signalement de “fin de contrat de travail” ou “arrêt de travail”. Dans ce cas, il est impératif d’effectuer une déclaration « hors DSN » (en utilisant les anciennes procédures, voir plus d’information via ce guide), afin que le salarié ne soit pas désavantagé dans la perception de ses prestations.

Fin du NTT

Quand l’employeur aura finalement pris connaissance du NIR de son employé, il devra le mentionner dans la paye du mois et donc dans la DSN correspondante. Sur la première DSN où le NIR est mentionné, le NTT doit être simultanément rappelé afin que le lien avec les données des DSN précédentes soit effectué.
Au retour, le Bilan d’identification des salariés fera état de la reconnaissance du salarié dans les bases à travers le message « SALARIE_RECONNU ». Le NTT pourra alors être supprimé dans la paye et donc dans la DSN.

Publication originale le 14 avril 2020, mise à jour le 21 avril 2020